Datlab Kontrola - Ukliďte si na úřadě
Před několika dny jsme spustili nástroj Datlab Kontrola. Analyzuje data o nákupech úřadů a upozorňuje na možné problémy - od porcování zakázek pod zákonné limity po napojení dodavatelů na politiku. Cílem Kontroly není hledání skandálů, ale poctivá zpětná vazba úřadům, které chtějí svá rizika znát a pracovat s nimi. Ochutnávku výsledků 1000 největších úřadů pod názvem malá Kontrola najdete na webu kontrola.datlab.eu. A co umí?
Nástroj Kontrola jsme postavili na základě zkušenosti z projektů, které jsme dělali pro Hlavní město Prahu, Ředitelství silnic a dálnic, Ministerstvo práce a sociálních věcí a další úřady. S týmem právníků a ekonomů jsme při nich vyladili chytré algoritmy, které hledají různá konkrétní rizika. Díky našim analýzám úřady opravily řadu problémů, ať už to byly neplatné smlouvy bez uveřejnění v registru smluv, hrubá porušování interních směrnic nebo dodavatelský kartel. Detaily sdělovat samozřejmě nelze, kvůli důvěrnosti klienta. Snad každému z příjemců ale Kontrola dosud ušetřila více peněz, než kolik ho stála (o nervech a právních problémech nemluvě).
Co Kontrola dělá?
Lidsky řečeno - dáme na jednu hromadu všechna data o zadavateli a sadou speciálních postupů v nich hledáme různá rizika. Časové zacílení záleží na dohodě - většinou dávají smysl poslední tři roky. Kompletní výsledky se zobrazují ve webové aplikaci, kde lze “vyklikat” každého dodavatele nebo typové riziko. A jaká rizika lze očekávat? Při kontrole postupujeme v několika krocích:
Krok 1 - křížová kontrola dat. Začínáme analýzou veřejných dat o nákupech - Věstník veřejných zakázek, profily zadavatele, registr smluv. Jejich křížovým ověřením (co kde chybí či přebývá) nacházíme např. případy možného obcházení zákona,
nebo chybějících smluv v registru.
Krok 2 - rizikoví dodavatelé. Ze všech zdrojů získáme ucelený přehled dodavatelů, jejich neúspěšných konkurentů a dalších parametrů zakázek. S jejich pomocí prověřujeme různá rizika dodavatelů.
Zdaleka ne vše, co Kontrola najde, samozřejmě znamená opravdový problém. Upozorňujeme prostě na rizika, se kterými by zadavatel měl umět pracovat - např. v případě hromadného sídla může čekat horší vymahatelnost případných pohledávek či pokut.
Krok 3 - využití dat třetích stran, uchazečů apod. Konečně prověřujeme i další uchazeče o zakázky. Třeba jestli jeden druhému nedělá pouze tzv. “křoví”, což je typické zejména u zakázek malého rozsahu.
Tři desítky typových rizik vyhodnocujeme automatizovaně v produktu střední Kontrola. Tu máme připravenou pro cca 1000 největších úřadů, státních a městských firem. Ochutnávku výsledků pod názvem malá Kontrola najdete na webu kontrola.datlab.eu.
Až se na web podíváte, doporučujeme jediné: NEPROPADEJTE PANICE. Naše algoritmy vyhledávají pouze rizika. Praktická zkušenost z minulých kontrol zní: řádově jedna pětina rizik skutečně znamená problém. Právě kvůli té pětině ale Kontrola má smysl - i kdybyste díky ní odhalili jen jedinou neplatnou smlouvu v registru smluv, může vám ušetřit problémy.
Naše rodinné stříbro - velká Kontrola
Z veřejných dat se dá vyčíst mnoho, násobně přesnějších zjištění však dosahujeme s přístupem k interním datům zadavatele:
- Účetnictví (proplacené faktury)
- Evidence smluv (co, kdo, za kolik)
- Interní profil zadavatele (nezveřejněné zakázky, uchazeči, nabídky)
Nad nimi připravujeme detailní analýzu skutečně na míru. Evidenci plateb dodavatelům považujeme za základní vstup, nicméně někdy ji lze levněji nahradit např. stažením dat z nástroje Cityvizor. Zbylé dva vstupy jsou volitelné a navyšují pracnost analýzy, nicméně mohou dramaticky zvýšit kvalitu zjištění. Zejména u institucí s omezenými informacemi v registru smluv a na profilu zadavatele.
Klasickým zjištěním jsou zde zásadní přeplatky proti vysoutěženému nebo absence evidovaných smluv, dodatků. Management zadavatele tak často zjistí, že interní směrnice a postupy nejsou příliš dodržovány - od nestandardního schvalování dodatků a faktur až po chyby v propojení jednotlivých systémů.
Ani tady nejde často o korupci, ale spíše procesní chyby, které však v důsledku mohou vážně ohrozit fungování kontrolních mechanismů, nebo vést ke špatným manažerským rozhodnutím. Jedním z největších rizik jsou zjištění o možném obcházení zákona o veřejných zakázkách, kdy řada velmi obdobných plnění přesahuje hranice pro povinnou soutěž v režimu zákona.
I zde je nutno postupovat s rozvahou - většina zjištění Obcházení zákona má racionální vysvětlení. Zbylou menšinu se vyplatí řádně prověřit. Není například výjimkou, že od dodavatele bez koordinace totéž nakupují různé odbory - a když celkové objemy posčítáme, je zde zjevné riziko nákupu v rozporu se zákonem o veřejných zakázkách.
Chci Kontrolu!
To jsme rádi :), ale zároveň chápeme, že si Vaši důvěru ještě musíme zasloužit. Pošlete nám nezávaznou poptávku přímo z webu kontroly. Ozveme se vám co nejdříve a zodpovíme spousty otázek, které vás jistě napadají. Pokud vám nestačí ukázka v malé kontrole (je k dispozici pro všechny velké úřady, třeba pro Ministerstvo vnitra), rádi Vám při videohovoru ukážeme, jak v praxi vypadá výstup velké Kontroly.
Co se stane potom? Kontrolu připravíme během pár týdnů, přijdeme ji předvést okruhu dotčených lidí (např. odpovědný radní, tajemník, vedoucí odboru zakázek). Dostanete přístup do webové aplikace s kompletními výsledky. Po zapracování připomínek je Kontrola vaše - my, a případně naše partnerské organizace Otidea, Oživení a Frank Bold, vám můžeme pomoci s kroky ke zlepšení zjištěných problémů - typicky nastavením lepších procesů, zakázkové směrnice a narovnáním problematických dodavatelských vztahů. A za pár měsíců budete moci spát klidněji :).