Dynamický nákupní systém na drobné stavební práce? Jak funguje v Ostravě-Jih
Městský obvod Ostrava-Jih má svěřeno Statutárním městem Ostrava do vlastní správy 5 258 bytů. Každým rokem jsou vynakládány nemalé prostředky na jejich opravy. Vše je potřeba provést rychle, aby se minimalizovaly finanční ztráty v podobě úniku nájemného. Oslovování vybraných firem "napřímo" se přitom neosvědčilo. Tento článek shrnuje, jak na takové opravy Ostrava-Jih úspěšně využívá dynamického nákupního systému - k zrychlení oprav, ulehčení administrativy i dosažení úspor.
Proč a jak zavádět DNS?
Dokud byla tato agenda vykonávána příspěvkovou organizací k tomu zřízenou, byly opravy volných bytů zadávány jednotlivě přímým oslovením úzkého okruhu dodavatelů bez otevřené veřejné soutěže, přičemž například v roce 2014 tvořil celkový objem takto vynaložených prostředků na opravy volných bytů 21,7 mil. Kč bez DPH. S převodem správy bytového fondu do působnosti úřadu městského obvodu v září 2015 vyvstala potřeba nastavit procesy transparentněji a hospodárněji. Tak se začala rodit myšlenka zavedení dynamického nákupního systému na stavební práce (dále jen DNS).
Prvním krokem k zavedení DNS byl nákup a implementace certifikovaného elektronického nástroje. Při přípravě zadávací dokumentace (odkaz níže) byl kladen důraz zejména na obchodní podmínky, neboť tyto jsou po celou dobu trvání DNS neměnné, na rozdíl od soupisu prací, což je naopak nespornou a zásadní výhodou DNS. Ostatní části zadávací dokumentace byly připravovány s ohledem na blížící se účinnost nového zákona o zadávání veřejných zakázek. Abychom podpořili povědomí o DNS mezi dodavateli a vzbudili jejich zájem, pořádal městský obvod pro dodavatele několik seminářů, o jejichž konání byli dodavatelé informováni prostřednictvím internetu i celostátních tištěných deníků. Na programu seminářů byla nejen teoretická část o DNS, ale také základní seznámení dodavatelů s prací v elektronickém nástroji. DNS byl v září 2017 úspěšně zaveden, a to na „zkušebních“ 24 měsíců s finančním limitem 55 mil. Kč bez DPH. Systém je založen na obsáhlém katalogu prací (stavebních prací vč. drobných dodávek a služeb), který může být rozšiřován v čase dle potřeby. Aktuálně je v systému zařazeno 28 dodavatelů, jež jsou pravidelně vyzýváni k podání nabídky, přičemž již před zavedením DNS zadavatel obdržel žádost o účast od 11 z nich.
Výsledky - úspory a efektivita
Na základě DNS na opravy volných bytů vzniklo „tržiště“, kterého se účastní z poloviny fyzické osoby podnikající (14) a z poloviny malé a střední podniky (14). Nutno říct, že aktivita i úspěšnost fyzických osob v zadávacích řízeních je výrazně vyšší. Z podstaty DNS je „tržiště“ nepřetržitě otevřeno dalším novým zájemcům o účast. Vstup je podmíněn pouze prokázáním splnění požadavků zadavatele na způsobilost a kvalifikaci. Podání nabídek probíhá výhradně prostřednictvím elektronického nástroje v rozsahu jednoduchého položkového rozpočtu. Elektronicky je vedena také veškerá následná komunikace s účastníky zadávacího řízení. Dodavatelé tedy mohou být on-line kdekoliv na světě a podat nabídku, objasnění či doplnění nabídky v jakoukoliv hodinu, což se nám v praxi opakovaně potvrdilo.
Pro hodnocení a posouzení nabídek je jmenována tříčlenná hodnotící komise. Přičemž hodnocení nabídek probíhá opět prostřednictvím certifikovaného elektronického nástroje a jediným hodnotícím kritériem je celková nabídková cena. Pro posouzení mimořádně nízké nabídkové ceny je využívána aplikace vytvořena pro úřad městského obvodu na míru. Aplikace je pracovně nazývána RaS, což je zkratka pro Rozpočty a Statistika. Jak už lze z názvu tušit, aplikace je generátorem slepých rozpočtů ke konkrétním opravám bytů a zároveň nabízí statistické výstupy na základě importovaných nabídek podaných v zadávacích řízeních. To hodnotící komisi umožňuje porovnávat nabídkové ceny nejen v rámci jednoho zadávacího řízení, ale také vůči všem nabídkám z doposud zadaných veřejných zakázek v DNS, resp. jejich mediánu, nebo v rámci specifikovaného časového období, popř. pouze s nabídkami jednotlivých dodavatelů, a to vše v podrobnostech položkového soupisu prací. Aplikace je nyní využívána převážně pro posuzování mimořádně nízké nabídkové ceny, ale do budoucna, po zajištění dostatečného množství dat, by mohla nahradit cenovou soustavu ÚRS, kterou dnes zadavatel využívá pro stanovení předpokládané hodnoty jednotlivých veřejných zakázek.
Vystavení a akceptace objednávky opět probíhá elektronicky. Průměrná délka jednoho zadávacího řízení je 20 kalendářních dnů, měřeno od odeslání výzvy k podání nabídky do oznámení rozhodnutí hodnotící komise. Nutno ovšem poznamenat, že vzhledem k pravidelným prohlídkám místa plnění je vyměřována lhůta pro podání nabídek delší, než je ta minimální, stanovena zákonem. Úspěšnost zadání, tedy poměr zrušených (14) a zadaných veřejných zakázek (241), je 94,2%, přičemž šest zadávacích řízení bylo zrušeno, neboť vybraný dodavatel neakceptoval objednávku z kapacitních důvodů a ve zbývajících případech nebyla zadavateli doručena žádná nabídka. Zajímavostí je, že všechny zaznamenané případy zrušení jsou z 5. až 8. měsíce tohoto roku. Nabízí se vysvětlení, že v době dovolených nebylo „tržiště“ schopno absorbovat takové množství nových veřejných zakázek (viz studie Suché období ve veřejných zakázkách)
Jak i z výše uvedeného vyplývá, po roce je pro zadavatele stále největší výzvou správné načasování a plynulost ve vyhlašování nových zadávacích řízení. Ze statistických údajů se sice může zdát, že týdně je zadáno pět veřejných zakázek, ovšem toto číslo je pouhým průměrem, realita je mnohdy jiná. V důsledku interních procesů zadavatele jsou nové výzvy k podání nabídek odesílány převážně ve vlnách, což je procesně problematické hned na několika úrovních administrace, ovšem nejcitelněji to pociťují právě malí dodavatelé, jestliže uspějí současně ve více veřejných zakázkách a potažmo zadavatel, jakmile se mu dostane opakovaného odstoupení vybraného dodavatele z kapacitních důvodů. Tady je stále co zlepšovat.
Zkušenosti a další plány
Roční zkušenost s DNS nám ukázala, jak obtížné je zadat veřejné zakázky nízké hodnoty (do 30 tis. bez DPH) vedle poptávaných oprav v řádu statisíců, proto nově dochází ke kumulaci poptávek oprav s nízkou a vysokou předpokládanou hodnotou dle lokality (v dochozí vzdálenosti). Sledujeme tím udržení zájmu dodavatelů a efektivnější rozložení nezbytných nákladů dodavatele jako je přesun lidí, materiálu apod..
Celkově lze zavedení DNS z pohledu zadavatele hodnotit velmi kladně, a to především s ohledem na dosažené úspory. Počáteční obavy, že omezený počet dodavatelů zařazených do DNS ve svém důsledku může dát vzniknout cenové strategii na úkor zadavatele, se nepotvrdily, což je přičítáno relativně vysokému počtu dodavatelů zařazených do DNS ze širokého okolí města Ostravy.
Již v těchto dnech probíhají přípravné práce na zavedení DNS pro veškeré opravy v bytovém fondu, nejen oprav volných bytů, ale také těch, jež jsou v době opravy obývány nájemníky. Tímto krokem se městský obvod Ostrava-Jih chystá jak na konec stávajícího DNS na opravy volných bytů, tak je to také reakce na povinnou elektronizaci veřejných zakázek, která bude mít dopad na zadávání veřejných zakázek pod klasickými rámcovými dohodami. Ty by na příště měly být nahrazeny právě DNS.
Zadávací dokumentaci a další informace o průběhu DNS naleznete zde na profilu zadavatele.