Malé zakázky doporučujeme zadavatelům maximálně zjednodušit, často i soutěž úplně vynechat. Není to ale zadarmo, více snahy naopak musí věnovat průzkumu trhu. Právě v něm se totiž rozhoduje, jestli se vůbec má soutěžit, případně jak. Na co se tedy dívat, abyste si ušetřili násobně více času a starostí v pozdějších fázích zakázky (vypořádávání dotazů, rušení a opětovné vypisování a hlavně problémy při samotném plnění či auditu)?
Toto je čtvrtý díl seriálu o doporučených postupech v zakázkách malého rozsahu (dále "Metodika"), které zpracoval společně EconLab, Oživení a Ministerstvo pro místní rozvoj. Publikované díly:
Průzkumem trhu si zadavatel musí odpovědět na tři základní otázky (možná odpovědi už zná, pak v duchu metodiky průzkum vyřešil "interní znalostí"):
- Jak popsat, co přesně poptávám?
- Kdo by to mohl dodat?
- Kolik to může stát?
Jedná se o otázky, které si každý zadavatel pokládá už dnes. V metodice je na ně kladen zvláštní důraz, protože odpovědi vedou na schvalování přímých zadání a uzavřených výzev. Průzkum trhu musí uspokojivě doložit, jaký je vlastně okruh dodavatelů, kde se pohybují ceny, a jestli vůbec je reálné v dané cenové relaci uspořádat konkurenční soutěž. Jak má takové věci zadavatel zjistit?
Průzkum trhu od stolu
Krok 1 - interní znalost: Spoustu odpovědí může zadavatel již mít k dispozici. Když připravujete desátou zakázku na opravu chodníku během jednoho roku, nejspíš máte velmi dobrou představu o vhodném postupu. "Průzkum trhu" tedy je jen o jejím krátkém zápisu - je vhodná taková soutěž, oslovíme tyto firmy.
Krok 2 - rešerše: Když znalost nestačí, druhým krokem je použít dostupné informační zdroje - internet, katalogy apod. Co a jak je nutno zjišťovat, to záleží na předmětu nákupu. Někdy stačí projít vhodný katalog firem, jejich nabízená portfolia, či ceníky. V řadě odvětví tu však buď nenajdeme dost informací, nebo je značná nejistota, zda firmy vůbec budou mít o veřejné zakázky zájem. Pak ještě není potřeba internet opouštět - vedle firemních prezentací jsou extrémně cenným zdrojem registr smluv a profily zadavatelů. Když zůstaneme u příkladu s opravou chodníku, tak právě zde si je možné najít řadu firem které reálně chodníky pro státní správu opravují, často i se smluvními podmínkami, cenami, někdy i zadávací dokumentací.
Mluvte s firmami
Krok 3 - dodavatelé a odborníci. Někdy ani rešerše nestačí. Pak přichází na řadu komunikace s dodavateli, popřípadě nezávislými znalci daného trhu (komory, administrátoři zakázek, konzultanti). Zadavatel nemůže rozumět všemu, a zakázka se složitým předmětem často nejde dobře připravit bez spolupráce s lidmi, kteří předmětu rozumí.
Nepůjdu "sedět"? Časté jsou obavy z kriminalizace jednání s firmami. Metodika tu zadavatele ujišťuje, že při rozumném úsilí o nediskriminaci se nedopouští ničeho špatného. Naopak - pochybením by spíše bylo zakázku vypsat bez dobré přípravy.
Princip nediskriminace neznamená, že nesmíte zvednout sluchátko, nebo se s někým sejít. Otázku diskriminace je nutné řešit přiměřeně rozsahu - pro zakázku za milion (která by se dle metodiky měla soutěžit otevřeně) dává smysl konzultovat alespoň se třemi firmami, provést o tom krátký zápis. V přípravě zakázky za sto tisíc může být konzultace s jedním dodavatelem spolu s ověřením přiměřenosti ceny a podmínek oproti konkurenci zcela dostačující.
Využití nezávislé expertízy je samozřejmě z pohledu principu nediskriminace komfortnejší cestou. Expert může pomoci s přípravou zakázky i hodnocením nabídek, vhodné je požadovat od něj např. čestné prohlášení o odbornosti a absenci střetu zájmů. Přiměřenost nákladů na experta je samozřejmě nutné poměřovat velikostí a významem plnění zakázky. U předmětů s komplexním typem plnění může být obhajitelný i náklad v řádu nižších desítek procent objemu celé zakázky - náklady na odborníka se vrátí na výsledné kvalitě soutěže a plnění.
Konečně je nutno zmínit možnost jednání v rámci samotného zadávacího řízení. Obdoby jednacího řízení či soutěžního dialogu mají smysl i v malém rozsahu, a metodika jim nestojí v cestě. Formou jednání dává smysl parametricky nejen nastavovat složitější předměty plnění, ale také dosahovat lepších cen v situacích, kdy možných dodavatelů je minimum.
Průzkum trhu a povinnosti dle Metodiky
Průzkum trhu má vznikat u každé zakázky s výjimkou bagatelních (do 50.000), jeho rozsah je samozřejmě vhodné přizpůsobit zakázce. Co tedy má obsahovat?
- U přímých zadání do 250.000 je jeho smyslem ujištění, že cena a podmínky jsou přiměřené, tedy průzkum má obsahovat 1-3 referenční případy (smlouvy, odkazy do katalogů..) obdobných plnění, proti kterým bylo zadání porovnáno.
- U větších přímých zadání průzkum zdůvodňuje, proč není vhodná jiná forma soutěže (např. neexistence konkurence), o tom více v článku o přímém zadání.
- U uzavřených výzev je hlavním cílem průzkumu identifikace vhodného okruhu firem k oslovení ( ideálně 5+ firem s dobrými referencemi, ochotných hlásit se o obdobnou zakázku), zajištění jejich přiměřené rotace. Více v článku o uzavřených výzvách.
- Ve všech zakázkách pak průzkum trhu poskytuje přiměřené ujištění, že předmět zakázky je řádně zvolen a popsán. Tedy neexistuje zřejmá lepší alternativa, a specifikace předmětu je z pohledu dodavatelů srozumitelná a rozumná.
Dokument průzkumu doporučujeme uveřejňovat u výjimečných postupů - tedy přímých zadání nad 250.000 Kč a uzavřených výzev nad 1.000.000 Kč. Zde kontrola veřejnosti zajišťuje, že výjimečných postupů není zneužíváno.
Průzkum trhu nepodceňujte
Průzkum trhu je nejpodceňovanější krok při přípravě veřejné zakázky. Investovat do něj čas a energii znamená, ušetřit jich mnohem více v pozdějších fázích. O veřejných penězích nemluvě. Přejeme vám při něm mnoho úspěchů.
Dovolíme si na závěr malé reklamní okénko: Pro jednoduchou přípravu průzkumů kolegové v Datlabu připravili aplikaci Tenderman. Na jednom místě v něm najdete dokumenty ze všech profilů zadavatelů, Věstníku i registru smluvvčetně těch, které již z webu zmizely (máme dokonce i ty, které v roce 2019 zmizely z NENu :). Na pár kliknutí získáte zadávací dokumentace a smlouvy, které už byly s úspěchem použity (co skončilo na ÚOHS je vyřazeno). Zpravidla z nich lze i přímo kopírovat - specifikace předmětu, smluvní ustanovení nebo hodnotící kritéria. Totéž platí pro dodavatele - zkráceně řečeno, jsou v Tendermanovi všichni dodavatelé veřejné správy a jejich kompletní reference. Tenderman vám pomůže najít dodavatele, kteří daný předmět umí a do zakázky se skutečně přihlásí. Navíc zdokumentuje, jak jste je vybrali - kdyby přišel audit. Zkuste ho zdarma sami.
